Objednávky a poptávky z e-mailů rovnou do zakázek — bez přepisování
Každá objednávka chodí jinak — PDF, Excel, vyfocená poptávka, sken. Někdo je musí otevřít, přečíst a ručně přepsat do systému. AI dokument i přílohu přečte, vytáhne položky, množství, termíny a ceny a založí zakázku sama. Vy už jen zkontrolujete a potvrdíte.
Jak to funguje v praxi
AI přečte e-mail i přílohu, vytáhne položky objednávky a založí zakázku přímo v systému:
Příběh z praxe
Velkoobchod se stavebním materiálem dostává denně desítky objednávek od odběratelů — stavebních firem, řemeslníků i e-shopů. Každý zákazník posílá objednávku jinak: jeden PDF s razítkem, druhý Excel tabulku se svými vlastními zkratkami položek, třetí jen naskenovanou ručně psanou poptávku. Obchodní asistentka Jana každou z nich otevírala, dohledávala kódy produktů v ceníku a přepisovala položky, množství a termíny dodání do firemního systému. Při desítkách objednávek denně to byla práce na skoro celý úvazek — a chyba v množství nebo termínu znamenala reklamaci nebo nespokojeného odběratele.
Po nasazení AI se objednávka nebo poptávka, ať přijde v jakémkoli formátu, automaticky přečte, položky se spárují s ceníkem a zakázka se založí přímo v systému — s množstvím, termínem i navrženou cenou. Jana dostane přehled nových zakázek ke kontrole, výjimky (nejasná položka, neobvyklé množství) jsou zvýrazněné, a potvrzení zabere pár minut místo hodin.
„Dřív jsem se bála, že mi ve spěchu unikne jeden řádek objednávky," říká Jana. „Teď mám jistotu, že tam je všechno, a mně zbyl čas na zákazníky, kterým je potřeba pomoct s výběrem, ne přepisovat čísla."
Čím se to liší od extrakce dat z faktur
Snadno se to splete s automatickou extrakcí dat z faktur — obojí totiž AI přečte dokument a vytáhne z něj data. Rozdíl je ale v tom, odkud dokument přichází a kam míří. Přijatá faktura je doklad od dodavatele a patří do účetnictví. Objednávka nebo poptávka je naopak požadavek od Vašeho zákazníka a patří do zakázek a výroby — je potřeba ji naplánovat, vyrobit nebo naskladnit a dodat. Jde tedy o opačný směr toku dokumentů ve firmě, a proto i o samostatné řešení.
Před a po nasazení
❌ Před
- Ruční přepisování desítek objednávek denně, každá v jiném formátu
- Riziko chyby v množství, ceně nebo termínu při přepisu za spěchu
- Zpracování objednávky trvá hodiny místo minut
- Zaměstnanec vázaný na administrativu místo na práci se zákazníky
✅ Po nasazení AI
- AI přečte PDF, Excel, sken i foto a založí zakázku sama
- Položky spárované s ceníkem, výjimky zvýrazněné ke kontrole
- Zakázka založena v systému během chvilky, ne hodin
- Člověk kontroluje a potvrzuje, nepřepisuje ručně
Konkrétní čísla
Chcete stejnou úsporu?
Vyplňte formulář a zjistíme, kolik může Vaše firma ušetřit.
Chci bezplatný AI auditPřesměrujeme Vás na formulář pro bezplatný AI audit.
Další řešení, která by Vás mohla zajímat
Automatická extrakce z faktur
AI přečte přijatou fakturu od dodavatele a vyplní ERP za 5 sekund. Řešení pro účetnictví, ne pro zakázky.
Zjistit víceAI kalkulace a cenové nabídky
Profesionální PDF nabídka za 2 minuty místo 2 hodin. Ušetřete 30 hodin měsíčně a pošlete 3× více nabídek.
Zjistit víceAutomatizace interních procesů
Propojte objednávky, sklad a fakturaci do jednoho automatického toku. Nula ručního přepisování.
Zjistit vícePoužíváte konkrétní účetní nebo ERP systém? Podívejte se na napojení na Pohodu, ABRA Flexi nebo Money S3.